Prozessexzellenz im HR-Management
Transformiere Deine Personalabteilung
Prozessexzellenz im HR-Management
Prozesse und HR
Der Schlüssel zur Exzellenz im Personalmanagement
Herzlich willkommen in der Kategorie Prozesse & HR! Hier findest Du eine Einführung zu Prozessen und HR, kurz: Prozessexzellenz im HR-Management. Als HR-Verantwortlicher, HR-Manager, Mitglied des Managements, Geschäftsführer oder Vorstand eines Unternehmens mit 500 bis 30.000 Mitarbeitern, ist Dir die Bedeutung von effektiven und effizienten Prozessen für den Unternehmenserfolg bewusst, es fehlt Dir aber vielleicht an konkreten Anknüpfungspunkten.
Entdecke hier, warum Prozessexzellenz im HR-Management von großer Bedeutung ist und wie Du sie in Deinem Unternehmen umsetzen kannst. Dieser Abschnitt ist eine Einführung und wird unser Buch nicht ersetzen. Unser Buch zur „Prozessexzellenz im HR-Management“ kannst Du über diesen Link zum Springer Verlag oder via Amazon erwerben.* Das Buch kann Dir dabei helfen, Deine HR-Prozesse weiterzuentwickeln und Deine HR-Abteilung und HR-Services auf ein neues Level bringen. Erfahre in einem Interview mit uns mehr über die Entstehung der zweiten Auflage und dieser Webseite.
Vorbemerkung
„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“, sagt Schiller doch so passend.
Das trifft natürlich auch für Unternehmen und deren Personalabteilungen zu. Unternehmen unterliegen einem immerwährenden Anpassungsdruck an die verschiedensten Veränderungen. Ganz unabhängig davon, ob sie von außen oder innen kommen.
Die Grafik „Transformationsbedarf“ zeigt ganz anschaulich, wie vielschichtig die Themen sind, an die sich Unternehmen aber auch Gesellschaften anpassen müssen. Der Anpassung an vieler dieser Trends kann man sich nur schwer entziehen. Eine Verweigerung der Anpassung – unabhängig davon, ob diese Entscheidung bewusst oder unbewusst getroffen wird – hat in der Regel ein Ausscheiden aus dem Markt zur Folge. Viele von uns erinnern sich noch gut an Nokia und Blackberry. Beide Unternehmen haben Trends nicht rechtzeitig erkannt und dadurch ihre führende Position im Markt für Mobiltelefone verloren.
Der Vollständigkeit halber sei hier erwähnt, dass die Anpassungen auch Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben.
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Spannungsfelder von Veränderungen
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Globale und regionale Trends…
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…wirken auf folgende Felder.
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Und erzeugen einen Druck zur Anpassung an Veränderungen.
Was sind Prozesse und wozu dienen sie?
Prozesse sind strukturierte Abläufe, die aus einer Abfolge von klar definierten Schritten oder Aktivitäten bestehen. Jeder Prozess verfolgt das Ziel, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sei es die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, die Bearbeitung einer Kundenanfrage oder die Erstellung einer Gehaltsabrechnung. Prozesse können sowohl einfache als auch hochkomplexe Abläufe umfassen, doch eines haben sie immer gemeinsam: Sie sorgen für Konsistenz, Wiederholbarkeit und Effizienz in der Arbeitsweise. Oft werden einzelne Prozessschritte durch Software unterstützt, andere komplett automatisiert durchgeführt und überwacht, was dazu führt, dass manchen Mitarbeitern die Transparenz über den vollständigen Prozess verloren geht. Prozessverständnis und Prozesstransparenz sind jedoch von wesentlicher Bedeutung für das Prozessergebnis und müssen daher durch geeignete Maßnahmen (z.B. Schulungen, Review-Workshops) unterstützt werden.
Prozesse sind das Rückgrat jeder Organisation. Sie stellen sicher, dass Aufgaben nicht nur irgendwie, sondern systematisch und effizient erledigt werden. Fehlende Prozessklarheit oder vage Prozesse führen dazu, dass jedes Prozessergebnis vom individuellen Können, einer individuellen Interpretation und der Tagesform der Ausführenden abhängt. Dies wird zu unvorhersehbaren Ergebnissen, Ineffizienzen und erhöhten Fehlerquoten führen.
Stell Dir vor, Du müsstest jedes Mal neu entscheiden, wie eine Rechnung bearbeitet wird oder wie ein Mitarbeiter eingearbeitet werden soll. Ohne Prozesse würde das Unternehmen in einem Meer von Unsicherheiten und variierenden Arbeitsweisen versinken. Sicher ist so etwas nicht gewünscht und daher gibt es Prozesse.
Prozesse schaffen Klarheit und Struktur und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, anstatt jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen.
In einem privaten Umfeld würde man Prozesse wohl eher als Routine denn als Prozess bezeichnen. Die Folgen/Konsequenzen sind jedoch sehr ähnlich.
Beispiele für Prozesse im Unternehmen
Ein gut funktionierendes Unternehmen kennt die Bedeutung von Prozessen und setzt sie in allen Bereichen konsequent um. In gut organisierten Unternehmen sind mindestens die Prozesse, die besonders wichtig bzw. erfolgskritisch sind, dokumentiert und in der Regel an einer zentralen Stelle, in einer Datenbank hinterlegt. Leider sind die dokumentierten Prozesse oft nicht identisch mit den gelebten Prozessen. Macht doch einfach mal die Probe aufs Exempel und schaut Euch die Dokumentationen in Eurer Abteilung im Unternehmen an!
Ihr werdet erstaunt sein, was Ihr auf diesem Weg zu Tage fördert. Die dort beschriebenen Prozesse sind häufiger veraltet und/oder wurden nie so gelebt! In vielen Unternehmen ist das Qualitätsmanagement für die Prozessdokumentationen zuständig. Bitte bedenkt, dass in Zertifizierungsaudits – wie für die ISO-9001-Zertifizierung – sehr genau auf die hinreichende Dokumentation relevanter Geschäftsprozesse eingegangen wird. Kurzum: Eine gute Prozessdokumentation ist entscheidend für eine erfolgreiche ISO-9001-Zertifizierung.
Hier einige Beispiele für Prozesse, die in jedem Unternehmen von Bedeutung sind:
1. Rechnungsfreigabeprozess: Dieser Prozess stellt sicher, dass jede Rechnung die erforderlichen Genehmigungen erhält, bevor sie bezahlt wird. So werden Betrug und Fehlbuchungen im Unternehmen verhindert und sichergestellt, dass nur korrekt geprüfte Rechnungen bezahlt werden.
2. Einkaufsprozess: Vom Bedarf bis zur Lieferung – ein strukturierter Einkaufsprozess garantiert, dass alle Beschaffungen des Unternehmens nach festgelegten Kriterien erfolgen. Dies sorgt für Kosteneffizienz, Konsistenz und Qualität der eingekauften Güter und Dienstleistungen.
3. Mitarbeiterfeedback-Prozess: Regelmäßige Feedbackgespräche sind entscheidend für die Entwicklung und Motivation von Mitarbeitern, wie Du aus Deiner täglichen HR-Arbeit sicher bestätigst. Ein strukturierter Prozess stellt sicher, dass diese Gespräche regelmäßig und nach einem einheitlichen Standard durchgeführt werden, wodurch sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Unternehmensziele gefördert werden.
Warum sind HR-Prozesse so wichtig?
Prozesse im HR-Bereich sind weit mehr als nur organisatorische Abläufe; sie sind das Fundament, auf dem eine erfolgreiche HR-Abteilung aufbaut. Die Effektivität und Effizienz eines Unternehmens hängen in hohem Maße von gut durchdachten und klar definierten HR-Prozessen ab. Aber was macht diese Prozesse so unverzichtbar?
Schauen wir uns diesen Punkt etwas genauer an:
Konsistenz und Standardisierung
In jedem Unternehmen ist es entscheidend, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten konsistent und standardisiert ausgeführt werden. Im HR-Bereich sollten wichtige Abläufe wie Rekrutieren, Onboarding, Leistungsbewerten und Mitarbeiterentwickeln stets bewährten Prinzipien entsprechen. Diese Standardisierung sorgt nicht nur dafür, dass alle Mitarbeiter fair und gleich behandelt werden, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen und vielfach wird die Zeit des Prozessdurchlaufs (bei „guten“ Prozessen) minimiert. Durch standardisierte Prozesse wird die Qualität der HR-Dienstleistungen signifikant verbessert, da sie eine klare Orientierung bieten und gleichzeitig Flexibilität für notwendige Anpassungen ermöglichen.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Moderne HR-Softwarelösungen sind in der Lage, viele der repetitiven und zeitaufwändigen Aufgaben im HR-Bereich zu automatisieren. Das betrifft zum Beispiel die Verwaltung von Bewerbungen, die Gehaltsabrechnung, Entwicklungsgespräche, Personalentwicklung oder das Tracking von Schulungsmaßnahmen. Durch diese Automatisierung werden nicht nur Ressourcen effizienter genutzt, sondern auch die Durchlaufzeiten für (HR-)Prozesse verkürzt. Dies ermöglicht es der HR-Abteilung, sich auf andere/wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich in administrativen Details zu verlieren. Im Buch zeigen wir, dass die digitale Transformation im HR-Bereich nicht nur effizienter macht, sondern auch Echtzeitdaten die Qualität der Entscheidungsprozesse verbessern.
Rechtskonformität und Risikominimierung
HR-Prozesse müssen nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform sein. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien, wie zum Beispiel des Arbeitsrechts, der Datenschutzbestimmungen oder der Antidiskriminierungsgesetze. Gut strukturierte Prozesse stellen sicher, dass alle diese Anforderungen systematisch erfüllt werden, was das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen deutlich reduziert. Im Buch heben wir hervor, dass die Einhaltung von Vorschriften durch festgelegte Prozesse die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Rechtsstreitigkeiten minimiert, die sowohl finanziell als auch für die Reputation verheerend sein könnten.
Unterstützung der Unternehmensstrategie
HR-Prozesse tragen direkt zur Umsetzung der Unternehmensstrategie bei. Indem sie sicherstellen, dass beispielsweise die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, unterstützen sie das Unternehmen dabei, seine (langfristigen) Geschäftsziele zu erreichen. Ein effektiver Rekrutierungsprozess zum Beispiel stellt sicher, dass das Unternehmen immer über die nötigen Kompetenzen verfügt, um auf Marktveränderungen schnell und flexibel reagieren zu können. Kurzum, eine agile und strategisch ausgerichtete HR-Abteilung leistet einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens.
Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hängt in hohem Maße von der Qualität der HR-Prozesse ab. Transparent gestaltete und gut funktionierende Prozesse, wie beispielsweise ein klar strukturierter Leistungsbewertungsprozess oder ein reibungsloses Onboarding, tragen dazu bei, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt und ernst genommen fühlen. Dies wiederum stärkt das Vertrauen in die HR-Abteilung und fördert die Mitarbeiterbindung. Eine positive Mitarbeitererfahrung führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und damit zu einer geringeren Fluktuation, was letztlich die Kosten für das Unternehmen senkt.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt müssen HR-Prozesse flexibel und anpassungsfähig sein. Das bedeutet, dass sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden müssen, um den aktuellen Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Flexibel gestaltete Prozesse ermöglichen es, schnell auf neue Marktbedingungen oder interne Veränderungen zu reagieren und das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Die Bedeutung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der sicherstellt, dass HR-Prozesse stets auf dem neuesten Stand und optimal auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind, ist dabei sehr wichtig.
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Die Nutzenpotenziale zeige die Verzahnung und die Mächtigkeit auf!
Zwischenfazit
Prozesse im HR-Bereich sind unverzichtbar! Sie bilden die Basis für eine effektive, effiziente, rechtssichere und strategisch ausgerichtete Personalabteilung. Damit zeigt HR dem Management einen klaren Mehrwert auf. Sie sichern Konsistenz, fördern die Mitarbeiterzufriedenheit, unterstützen die Unternehmensstrategie und minimieren Risiken. In Zeiten des Wandels und der Digitalisierung spielt die Prozessexzellenz eine entscheidende Rolle dabei, die HR-Abteilung noch stärker als strategischen Partner im Unternehmen zu positionieren und dessen langfristigen Erfolg zu sichern. Mit klar definierten und kontinuierlich optimierten Prozessen wird sichergestellt, dass alle HR-Aktivitäten konsistent und effizient durchgeführt werden. Dies stärkt nicht nur die operative Effizienz der HR-Abteilung, sondern trägt auch maßgeblich zum Gesamterfolg des Unternehmens bei, indem ein signifikanter Mehrwert geschaffen wird.
Digitalisierung und Digitale Transformation im HR
In der heutigen Geschäftswelt ist die digitale Transformation zu einem unverzichtbaren Element des HR-Managements geworden. Der Einsatz von Technologie im HR-Bereich geht weit über einfache Automatisierung hinaus. Es geht darum, (nicht nur) HR-Prozesse durch den Einsatz digitaler Tools grundlegend zu verändern, um sie effizienter, agiler und datengetrieben zu gestalten. Mittels der digitalen Transformation lassen sich neue und schnellere Services von Seiten HR anbieten.
Warum Digitalisierung im HR-Bereich?
Die Digitalisierung ermöglicht es, HR-Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Dazu müssen allerdings alle (relevanten) Daten digital vorliegen und in heterogenen Softwareumgebungen mit redundanter Datenhaltung muss entschieden sein, welches System für welche Daten führend ist.
Durch den Einsatz von HR-Software können viele administrative Aufgaben automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen spart. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass ein digitalisierter HR-Bereich die Möglichkeit bietet, Daten in Echtzeit zu erfassen und auszuwerten, was eine fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.
Die Rolle von Big Data und KI im HR
Big Data und Künstliche Intelligenz (KI) werden eine immer wichtigere Rolle im HR-Management spielen. Durch die Analyse großer Datenmengen können Trends und Muster erkannt werden, die für die Personalplanung und -entwicklung entscheidend sind. KI kann beispielsweise dabei helfen, Vorhersagen über die Mitarbeiterfluktuation zu treffen oder die besten Kandidaten für eine Position zu identifizieren.
Trotz jeder Digitalisierung ist es immer wichtig, den gesunden Menschenverstand nicht auszuschalten und sich die einzelnen, auch von der Software ausgeführten Prozessschritte klar zu machen und ggfs. zu hinterfragen.
Beispiele für digitale HR-Prozesse
Bewerbermanagementsysteme (ATS)
Diese Systeme revolutionieren den Rekrutierungsprozess durch umfassende Digitalisierung. Von der Stellenausschreibung bis zur finalen Kandidatenauswahl optimieren diese Systeme jeden (Prozess-)Schritt. Mithilfe von KI-Technologie unterstützen sie bei der Formulierung griffiger Positionsbeschreibungen und ermöglichen eine automatisierte Sichtung und Filterung von Bewerbungen nach spezifischen Kriterien. Dies führt zu einer signifikanten Beschleunigung des Auswahlverfahrens. ATS-Lösungen bieten eine zentrale Plattform für Bewerberdaten, vereinfachen die Kommunikation zu den internen Stakeholdern und Kandidaten und ermöglichen datengestützte Entscheidungen. Durch die Straffung des gesamten Prozesses steigern sie die Effizienz der Personalbeschaffung, die Geschwindigkeit und verbessern die Qualität der Einstellungen.
Digitale Onboarding-Plattformen
Diese Plattformen unterstützen neue Mitarbeiter bei ihrem Einstieg ins Unternehmen, indem sie ihnen Zugang zu allen notwendigen Informationen und Ressourcen bieten. Ein digitalisiertes Onboarding verkürzt die Einarbeitungszeit und verbessert die Integration neuer Mitarbeiter.
Mitarbeiter-Self-Service-Portale
Portale wie Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS) ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten zu verwalten, Urlaubsanträge zu stellen oder Lohnabrechnungen einzusehen, ohne dass sie sich an die HR-Abteilung wenden müssen. Dies fördert die Autonomie der Mitarbeiter und entlastet die HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben.
Wie Du Prozessexzellenz im HR-Management erreichst
1. Analyse und Bewertung: Identifiziere die aktuellen HR-Prozesse und bewerte, wo Verbesserungen und Innovationen möglich sind.
2. Planung und Strategieentwicklung: Entwickle eine klare Strategie für die Implementierung neuer Technologien und Methoden. Dies sollte die Festlegung der Ziele, die Optimierung der Prozesse, die Auswahl der richtigen Tools und die Planung der Implementierung umfassen.
3. Schulung und Change Management: Sorge dafür, dass alle Beteiligten geschult sind und den Wandel unterstützen. Change Management ist entscheidend, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz neuer Prozesse zu fördern.
4. Implementierung und Überwachung: Setze die neuen Prozesse um und überwache deren Leistung kontinuierlich. Nutze Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Prozesse effektiv bleiben.
Thorsten Dirks, 2015 CEO von Telefónica Deutschland beschrieb seinerzeit so plastisch: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“
Das ist ein klarer Aufruf und Auftrag zur Prozessexzellenz!
Unsere Dienstleistungen zur Unterstützung Deiner Prozessexzellenz
Unser Buch „Prozessexzellenz im HR-Management“ vermittelt umfassendes Wissen und wir stehen Dir auch persönlich zur Seite, um Deine HR-Prozesse zu optimieren.
Da sich nicht alles in Bücher binden lässt und manchmal schnelle und aktive Unterstützung empfohlen ist, bieten wir Dir folgendes an:
- Coaching: Individuelles Coaching für HR-Verantwortliche und Führungskräfte, um gezielte Verbesserungen in den HR-Prozessen zu erreichen.
- Webinare: Interaktive Webinare zu verschiedenen Themen der HR-Prozessoptimierung und Digitalisierung.
- Workshops: Praxisorientierte Workshops, in denen wir gemeinsam mit Deinem Team an der Optimierung und Implementierung neuer Prozesse arbeiten.
- Beratung: Maßgeschneiderte Beratungsdienste, die speziell auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten sind.
Empfohlenes Buch: Prozessexzellenz im HR-Management
Um noch tiefer in das Thema einzutauchen und konkrete Handlungsempfehlungen zu erhalten, empfehlen wir Dir unser Buch „Prozessexzellenz im HR-Management“ von uns, Ulrich Schönenberg und Matthias von Wnuk-Lipinski. Dieses Buch bietet umfassende Einblicke in die Analyse und Optimierung von HR-Prozessen sowie die digitale Transformation im HR-Bereich. Es richtet sich an Praktiker und Berater, die mit dem Redesign von Personalprozessen befasst sind, und bietet wertvolle Tipps und Methoden zur Umsetzung von Prozessexzellenz.
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Fazit
Prozessexzellenz im HR-Management ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Deines Unternehmens. Durch die Analyse und Optimierung der HR-Prozesse, die Integration digitaler Technologien und kontinuierliche Verbesserungen kannst Du die Effizienz und Effektivität Deiner HR-Abteilung steigern. Erweitere Dein Wissen und vertiefe Dich, indem Du unser Buch liest und die darin enthaltenen Strategien und Methoden in Deinem Unternehmen anwendest.
Wir wünschen Dir viel Erfolg auf dem Weg zur Prozessexzellenz im HR-Management!
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